Things, raak georganiseerd

Al jaren heb ik een probleem met dingen doen… Ik vergeet ze gewoon. Ooit zij iemand tegen mij: “Dat je ze vergeet is een teken dat je het diep van binnen niet wilt doen.” Dit is in mijn geval niet zo, ik ben gewoon een beetje vergeetachtig. Ik heb teveel in mijn hoofd om te onthouden en misschien ook nog een beetje makkelijk om er even niet aan te denken.

David Allen is een bekende naam en vooral een hype in Amerika met zijn GTD-systeem: “Getting Things Done“. De methode staat beschreven in zijn boek en dit heeft al een hoop mensen geholpen wat orde te scheppen in de chaos. Hier heb je een schema hoe je met zaken om kan gaan:

Hierboven staat een tekening van David Allen en als ik het zo bekijk klinkt het eigenlijk erg logisch. Dit is slechts een deel van de theorie, maar een een belangrijk onderdeel van Things, een handige applicatie die ik heb ontdekt en het is erg handig… Als ik iets moet doen dan dump ik het in deze applicatie.

Er zijn twee applicaties die ik hier voor gebruik. Things Mac en Things voor op de iPod. Eentje voor het gemak om de taken te bedienen en eentje om ze snel in te vullen of af te tikken. Hulpmiddelen voor to-do/2do lijstjes.

Laat me uit leggen hoe het Mac programma werkt:

Je hebt bovenin links een aantal lijsten waar je uit kunt kiezen:

• Today, een lijstje voor vandaag, deze zie je ook in een teller op de Dock of iPod
• Next, een lijstje dat je zeer binnenkort wilt oplossen
• Someday, een lijstje wat je ooit eens gaat doen
• Postponed/Scheduled, een lijst wat je nu nog niet op kan pakken, maar later wel moet oppakken

Daar rechts van zie je gebieden waarop je je taken kan filteren. Onder de verzameling lijstjes zie je mensen die verantwoordelijk voor taken kunnen zijn. Rechts kan je nog filteren op sleutelwoorden.

Als je taken die in je vandaag nog niet heb opgelost dan heb je een heel vervelende teller die je er steeds aan helpt herinneren:

Ook op de iPod ziet alles er erg logisch en duidelijk uit. De invoer van taken via het kleine schermpje werkt ook fijn en makkelijk.

En een groot voordeel is dat alles wat je op de Mac of iPod doet wordt gesynchroniseerd als deze in hetzelfde WiFi netwerk zitten (en een keer gekoppeld zijn).

Voor mij werkt het dus als volgt. Als ik hoor dat ik iets moet doen en ik heb er nu op het moment zelf geen tijd voor, dan pak ik mijn iPod erbij en zet ik het in het Things programma. Als ik al weet wanneer ik het moet doen dan zet ik het in het juiste lijstje, als ik het nog niet weet dan verdwijnt het in de Inbox om er later over te denken.

Met mailtjes is het nog net iets anders…. Daar is mijn mailprogramma de Inbox voor de Things inbox. Alles wat in mijn mail staat moet ik beantwoorden of een taak van maken. Dan verdwijnt het in Things of in de Inbox of direct op de plek waar het hoort.

Nu heb ik een wat meer probleemloze wereld, geen mailboxen die overstromen met dingetjes die ik nog moet doen en ik door het bomen het bos niet meer zie. En geen taken die als een ondoorzichtige brei door mijn hoofd schieten waardoor ik uit gemak maar dingen vergeet. Het rode rondje met het getalletje van zaken die ik nog moet doen blijft me er aan herinneren.

Bij was het simpelweg het in gebruik nemen van een handige applicatie die in de basis een “Getting things done” methode ondersteunt dat erg goed werkt. Nu is Things niet zaligmakend hoor, het kan ook met andere applicaties, zelfs met Excel. En zonder zelfdiscipline red je het ook met Things niet 😉

Wat trouwens wel pleit voor Things is dat je taken ook kan onderbrengen in een project. Dit project bevat taken welke allemaal afgevinkt kunnen worden en als alles klaar is kan je het project zelf afvinken. Zo worden taken netjes met het project gearchiveerd. En je kan makkelijk een printje naar PDF maken zodat je alle projectleden (of de baas) op de hoogte kan houden met de voortgang van de zaken. Erg makkelijk.

Zie hier de website van Things.

Meer info:

http://en.wikipedia.org/wiki/Things_(application)http://teencastic.wordpress.com/2008/12/31/things-mac-and-iphone-review-2/
http://www.lifehack.org/articles/technology/things-for-mac-intuitive-streamlined-task-management-software.html
http://thoughtfullaw.com/2009/02/06/a-good-thing/