Bewaren in de prullenbak
Een paar jaar geleden, bijna een decennium, zat ik met een aantal collegae een heel weekend achter computers te werken. In het weekend zouden we Anova, een zorgverzekeraar in Amersfoort, aansluiten op het AGIS netwerk. Later zouden de namen Anoz, Anova, ZAO en Cardian komen te vervallen en de organisaties smelten samen in Agis Zorgverzekeringen. Maar zover was het nog niet en wij zaten als nerds, ver van de zon onder TL-licht te zwoegen om de organisaties technisch al samen te smelten. Het was voor de servers een zwaar proces omdat enkele duizenden mailboxen van de ene omgeving naar de andere omgeving verplaatst moesten worden.
Terwijl de servers aan het snorren zijn toont Bert (Stokni) zijn liefde voor Normaal met als absolute favoriet: Deurdonderen. Ik krijg zelfs nog een workshop in het ‘dansje’ wat ik op de tweede dag nét begin te begrijpen. Om het kopiëren van alle data in twee dagen rond te krijgen besluiten we om de prullenbakken niet mee te nemen. Als dit per gebruiker 10Mb scheelt, dan scheelt het op het geheel ongeveer 25 Gb. Zondagavond gaan we moe, maar tevreden naar huis en spreken we af om maandagochtend vroeg aanwezig te te zijn voor eventuele ontevreden gebruikers.
Die ochtend werden we continu gebeld en kregen we veel briefjes binnen met op te lossen problemen. Het waren allemaal kleine dingen en het meeste tumult ontstond door mensen die de handleiding niet goed hadden gelezen. De klacht van één dame viel heel sterk op. Ze klaagde dat ze al haar belangrijke mail kwijt was en de vele uitroeptekens op het papier deed ons snel terugbellen. Ik hoorde de andere kant van het gesprek niet en ik hoorde het als volgt:
Bert: Goedenmorgen, ik heb een klachtenformulier van u ontvangen dat u al uw belangrijke mail kwijt bent.
Bert: Ah ja, nou we kunnen nog bij de oude omgeving en kunnen uw mailbox doorkijken waar de mail is gebleven. Heb ik hiervoor uw toestemming?
Bert: Ik heb uw mailbox gekoppeld en ik kan het ook niet vinden. Waar had u het in Outlook opgeslagen?
Bert: In de prullenbak?!? Ah, ja ik zie het daar staat een groot aantal mapjes met mail. Dat is uw archief?
Bert: Serieus? U bewaart dingen in de prullenbak? Nee die hebben wij niet meegenomen van de oude omgeving. We gingen er vanuit dat men het niet meer nodig heeft.
Bert: Nou mevrouw, bewaart u thuis uw paspoort en belangrijke papieren ook in de vuilnisbak? En bewaart u belangrijke kantoor documenten ook in de prullenbak onder uw bureau?
Bert: Dat is met een virtuele prullenbak op uw computer precies hetzelfde. U weet nooit wanneer hij geleegd wordt. Het is immers afval.
Bert: Ik kopieer uw mail nu naar uw nieuwe mailbox. Ik raad u sterk aan de mapjes ergens buiten de prullenbak op te slaan.
Bert: Tot ziens!
Vervolgens zitten we verbijsterd naar elkaar te kijken. Soms heb je contact met gebruikers die computers toch iets anders bekijken dan wij techneuten. Voor ons is het net zo vanzelfsprekend dat je bureaublad vergelijkbaar is met het bureau waar hij op staat. Ik ben redelijk opgeruimd (enkel op dat vlak) en je kan verwachtend dat mijn virtuele bureaublad ook opgeruimd is. Ik bewaar niets in de vuilnisbak en je kan verwachten dat in mijn virtuele prullenbak ook niets van waarde zit.
Maar deze mevrouw staat niet alleen in haar overtuiging. Een aantal jaar geleden trof ik ook iemand aan die heel paniekerig werd op het moment dat ik voorstelde de prullenbak te legen. Er zaten duizenden en duizenden documenten in. Haar mailprullenbak puilde ook uit. Ze gooide wel eens dingen weg waarvan ze weet dat ze het misschien nog een keer nodig heeft… Maar niet meer wil zien. Ik heb haar snel opgevoed dat soort documenten en mails niet meer in de prullenbak te bewaren. Gooi het in een apart mapje en bewaar de prullenbak logischerwijs voor… afval!
